AT | Caso 03 – Digitalización de un proceso de inducción hospitalaria
De una presentación presencial a un sistema autónomo de gestión del conocimiento
Una institución hospitalaria realizaba procesos de inducción presenciales con una duración aproximada de cinco horas, entre las 08:00 y las 13:00 horas.
La actividad se efectuaba dos veces por semana y requería la presencia continua de una profesional, quien debía exponer contenidos, explicar procedimientos, entregar documentos y orientar a los participantes durante toda la jornada.
La solicitud inicial consistía en desarrollar una presentación que permitiera ordenar la información. Sin embargo, al analizar el proceso completo, se identificó que el problema principal no era el diseño del material, sino la cantidad de tiempo profesional destinada a transmitir información repetitiva y estandarizable.
EL PROBLEMA
El proceso presentaba varias restricciones:
- Cinco horas de dedicación presencial por jornada.
- Repetición constante de los mismos contenidos.
- Dependencia de la disponibilidad de una persona.
- Información distribuida entre documentos, presentaciones, formularios y explicaciones verbales.
- Riesgo de diferencias entre una inducción y otra.
Finalmente, se concluyó que la necesidad real no era mejorar una presentación, sino rediseñar el proceso completo.
LA SOLUCIÓN
Se desarrolló una solución digital de inducción accesible mediante código QR.
El sistema organizó en un único entorno:
- Presentaciones.
- Videos explicativos.
- Documentos y manuales.
- Información de áreas y servicios.
- Formularios de evaluación.
- Enlaces institucionales.
- Datos de contacto.
- Material descargable.
Los contenidos fueron estructurados en una secuencia lógica, permitiendo que los participantes avanzaran de manera guiada y autónoma.
El código QR funcionó como puerta de acceso, pero la solución real fue la organización del conocimiento y el rediseño de la experiencia de inducción.
NUEVO FUNCIONAMIENTO
El proceso quedó organizado en tres etapas:
1. Inicio: La profesional entregaba las instrucciones generales, explicaba el funcionamiento del sistema y facilitaba el acceso mediante el código QR.
2. Desarrollo autónomo: Los participantes revisaban los contenidos, documentos, videos y materiales definidos para la jornada. Durante este periodo, la profesional podía destinar su tiempo a otras funciones, manteniéndose disponible para consultas puntuales.
3. Cierre: Al finalizar, retomaba el proceso para resolver dudas, reforzar contenidos críticos y aplicar las evaluaciones correspondientes.
IMPACTO ESTIMADO
Antes de la implementación
- 5 horas por inducción.
- 2 inducciones por semana.
- 10 horas semanales.
- 40 horas mensuales.
Después de la implementación
- Aproximadamente 1 hora de participación profesional por inducción.
- 2 horas semanales.
- 8 horas mensuales.
Esto permitió liberar aproximadamente:
- 4 horas por inducción.
- 8 horas por semana.
- 32 horas por mes.
El equivalente a cuatro jornadas laborales completas mensuales, una reducción estimada del 80 % del tiempo presencial requerido.
RESULTADOS
La solución permitió:
- Reducir la dedicación presencial.
- Estandarizar los contenidos.
- Centralizar la información.
- Disminuir la dependencia de una persona específica.
- Facilitar la actualización de materiales.
- Mantener disponible la información después de la jornada.
- Reutilizar los contenidos en futuras inducciones.
- Liberar capacidad profesional para tareas de mayor valor.
- Transformar una actividad repetitiva en un proceso escalable.
EL APRENDIZAJE
La solicitud inicial era crear una presentación, pero el problema real era el uso intensivo de tiempo profesional en una actividad repetitiva.
La respuesta no fue simplemente digitalizar documentos, sino transformar la lógica completa del proceso.
La tecnología no reemplazó la intervención profesional. La concentró en los momentos donde realmente agregaba valor: orientación, resolución de dudas, supervisión y evaluación.
No se automatizó una presentación; se rediseñó el proceso que la hacía necesaria.
RESULTADO PRINCIPAL
- 80 % menos tiempo presencial.
- 32 horas profesionales liberadas al mes.
En las evidencias se encuentran disponibles el código QR, el enlace de acceso, capturas de pantalla, la estructura de contenidos, las presentaciones y los formularios de evaluación utilizados en la solución.
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